Гарантийное письмо является письменным обязательством, принимаемыми поручителем, при заключении сделки. Данный документ может гарантировать соблюдение сроков оплаты товара, выполнения работ, подтверждать условия отгрузки, выплату кредита, предоставление аренды и пр.

Порядок составления гарантийного обязательства

С целью минимизировать возможность его подделки оно распечатывается на фирменном бланке и заверяется подписью составителя и круглой печатью. Данный документ должен иметь:

  • наименование – «Гарантийное письмо»;
  • дату создания и его номер;
  • полное название фирмы-гаранта;
  • наименование организации-получателя;
  • текст может быть самым различным, к примеру: «Настоящим письмом организация N… гарантирует компании K…; далее перечисляется, в какие сроки и каким образом фирма обязуется выполнить требуемые условия;
  • указание должности лица, его подписавшего, и расшифровка подписи (фамилия, инициалы);
  • при финансовых сделках помимо подписи руководителя проставляется подпись главного бухгалтера.

Язык подобного письма должен являться только сугубо деловым, а содержание – четким и ясным, без неоднозначных или размытых фраз и ненужных фактов. В документе должны быть точно и подробно перечислены все условия сделки: сроки исполнения обязательств, порядок оплаты неустоек при невыполнении гарантий, условия и порядок досрочного прекращения договорных обязательств, указываются суммы сделки и пр.

Такие документы крайне рекомендуются к составлению, но они не являются строго обязательными и являются лишь дополнениями к основному договору. Полную же юридическую гарантию могут дать только заключенные по всем правилам контракты, составленные в надлежащей письменной форме.

Гарантийные письма могут также предоставляться в ответ на претензии, являться заверением своевременной оплаты части договора (в таких документах дается ссылка на номер контракта), выдаваться третьим лицам для подтверждения участия в сделках, при отсрочках платежей и пр. Составление гарантийных писем также рекомендуется для обозначения намерений возможного сотрудничества. Они могут понадобиться и для подтверждения адреса будущей фирмы при ее регистрации. Подобного подтверждения принятых на себя обязательств очень часто требуют банки при предоставлении кредитов.